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  Conseils pour la saisie des relevés systématiques des BMS

A lire jusqu'au bout :-)

racinesardechoises.org

 

Quelques consignes simples à respecter afin de faciliter l'exploitation des relevés et l'intégration des données dans la base ExpoActes .
 

Un grand merci à vous de vous plier aux petites contraintes qui suivent, pas souvent très confortables,
 c'est vrai (le tableur Nimègue est un peu "lourd") mais le respect  de ces quelques règles permettra
 d'alimenter la base de données beaucoup plus rapidement et surtout de limiter grandement le risque d'erreur :

 moins on remanie un fichier, moins on risque de faire des erreurs
 

Les actes

Les actes sont en ligne sur le site des AD07
Comment procéder avant de se lancer dans les relevés d'une commune :
quelques suggestions


La saisie

Utiliser le tableur formaté pour Nimègue (télécharger)

Pour connaître le code INSEE d'une commune, cliquer ici

 

Quelques règles de base à respecter

Compte tenu de l'ampleur du travail dans lequel nous nous sommes lancés, nous avons décidé de ne "relever" que les acteurs principaux d'un acte : l'enfant, les parents, les grands-parents,  et, pour un mariage, les ascendants des deux côtés.  Si vous souhaitez néanmoins ajouter les témoins, les parrains et marraines, vous êtes bien entendu libres de le faire mais ce n'est pas indispensable puisque les actes sont en ligne et accessible à tous.

Le patronyme :  comment saisir un nom lorsqu'il est écrit de plusieurs façons, parfois même, dans un même acte ? Il y a deux écoles en la matière.
L'une consiste à retranscrire littéralement ce qui est noté par le curé. C'est la méthode que nous avons retenue car nous ne sommes pas des interprètes mais des transcripteurs.
L'autre école est destinée à faciliter le travail de recherche du généalogiste dans les bases de données : le nom est alors noté sous sa forme la plus usuelle, la plus courante, la plus fréquemment rencontrée.  Mais il y a danger de méprise : les noms ont évolué, certains on gardé leur forme première, d'autres se sont transformés au cours des siècles. D'autres encore on engendré plusieurs variantes qui sont pour certaines encore en vigueur aujourd'hui. Comment être certain qu'un nom a disparu au profit d'un autre ? C'est un pari trop risqué pour être retenu.  Le nom est donc retranscrit fidèlement. Le seul écart que nous nous autorisons concerne la féminisation des patronymes : ainsi, une épouse ou mère GIRARDE ou IMBERTE sera notée GIRARD ou IMBERT.  Mais ce n'est pas du tout une obligation : encore une fois, la transcription n'est pas l'interprétation. et nous encourageons vivement les releveurs à rester au près du texte original.

Les colonnes : ne pas supprimer, modifier, ni insérer de colonnes, même si vous ne les utilisez pas.  Ne pas renommer les colonnes, ne pas les déplacer. Toute manipulation contraire à cette règle absolue entraînerait l'impossibilité d'insérer le fichier dans la base de données.


Les communes et les patronymes sont impérativement saisis en MAJUSCULES et sans accentuation

Le reste : ni accents, ni points-virgules, ni tirets.... D'une façon générale, essayez d'éviter de ponctuer la saisie. Ce n'est pas impératif mais vivement conseillé.

Ne pas mettre de tirets dans le nom de la commune  : par exemple St-Julien-de-Ceci-Cela doit être saisi ainsi  ST JULIEN DE CECI CELA (sauf pour les lieux-dits, dans les informations complémentaires, où la rigueur est moindre)

Les dates doivent impérativement être saisies comme suitjr/ms/aaaa et surtout pas j/m/aaaa ou ?/?/aaaa. Il est très important de respecter le nombre de caractères : **/**/****
 Peu importe qu'il y ait des points d'interrogation, l'essentiel est que le nombre de caractères soit respecté (2/2/4)

Les dates républicaines doivent être saisies ainsi : jr/mmmm/aa --> exemple : 06/frim/05.
Bien respecter ici aussi le nombre de caractères : **/****/** (2/4/2)

Lorsque le nom d'un acteur essentiel (père/mère dans une naissance, ou parents de l'époux/épouse dans un mariage) est absent de l'acte, utiliser une balise [  ] et inscrire à l'intérieur [NON NOMME] ou [ NON PRECISE] ...[NON MENTIONNE].  Ce qui est à l'intérieur des balises n'est pas très important, ce sont les balises qui comptent. Elles sont précieuses pour permettre les recherches sur la base de données : si nous ne nous accordons pas sur un code défini , chacun indiquera l'absence du mot à sa manière et il sera impossible de faire des tris significatifs, des statistiques et des recherches particulières. Ceci ne concerne que les acteurs principaux  : l'absence du nom des parrain/marraines/témoins etc... n'a pas à être signalée.

Pour les doutes de lecture mettre un point d'interrogation, y compris en milieu de mot : ex  DUPO?T,  DUPONT ?,
?UPONT etc... Le point d'interrogation peut remplacer une lettre ou indiquer que le nom entier est incertain. La colonne "commentaires" est très utile  dans ce cas : vous pouvez y marquer vos suggestions... (ne pas en abuser toutefois).  Si le nom est vraiment impossible à déchiffrer, le préciser par la balise :  [ILLISIBLE]

La cote du registre ainsi que la page de l'acte doivent être relevées. Nous avons opté pour la référence numérique indiquée sur le site des AD et non sur l'acte lui-même. Par exemple, le numéro du folio 7 inscrit par le curé peut se trouver en page 8 sur le site des AD ---> c'est cette page numérique qu'il faut inscrire sur votre relevé afin que celui qui souhaite accéder à l'acte le fasse le plus facilement possible.

Le code INSEE de la commune (par exemple : 07400) et le département (07)doivent indiqués

Pour la mention "décédé" une petite croix est d'usage . On obtient le signe en cliquant simultanément sur Alt et 0134 .
Attention : ne pas inscrire dans la même cellule le nom et le signe † ---> bien veiller à utiliser les colonnes réservées aux informations complémentaires proposées pour chacun des intervenants de l'acte.

Pour les informations complémentaires, une plus grande souplesse est acceptée : veiller tout de même à garder une certaine homogénéité par rapport au reste de la feuille, mais la saisie des lieux-dits, des infos, les observations diverses etc... est laissée au goût de chacun.

Il est inutile de recopier le contenu des colonnes qui ne varient pas : celles qui indiquent la commune, son code INSEE, le département, la cote du registre ne doivent être entrées qu'une seule fois, sur la première ligne de saisie.  La copie peut se faire de façon automatique très facilement à n'importe quel moment de la saisie (si vous n'y arrivez pas, laissez les cellules vides, nous le ferons).

Pour ceux qui ont commencé leur saisie sur un tableur qui n'est pas au format Nimègue,  deux possibilités se présentent : soit ils adressent au gestionnaire leur fichier tel quel et nous le mettrons aux norme,  soit ils transfèrent eux-mêmes leur fichier sur le tableur Nimègue. Ce n'est pas très difficile, mais cela demande une très grande rigueur et beaucoup de temps.
A cet usage, je vous propose un fichier simple et utile concernant les macros à télécharger ici. 

Lorsque votre relevé est terminé, nous vous remercions de l'adresser à
racinesardechoises.org afin qu'il soit mis en ligne.

Merci pour votre aide précieuse,
Amicalement
Frédérique Imbert

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Un grand merci à vous de vous plier à ces petites contraintes, pas souvent très confortables,
  c'est vrai (le tableur Nimègue est un peu "lourd") mais le respect  de ces quelques règles permettra
  d'alimenter la base de données beaucoup plus rapidement
 et surtout de limiter grandement le risque d'erreur.
 

 

 

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