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T u t o r i e l   

De Nimègue à ExpoActes

racinesardechoises.org


 

Ces lignes ont pour vocation de permettre aux transcripteurs de la liste Racines Ardéchoises (ou d'ailleurs) de gérer un relevé BMS de A à Z : de la saisie sur Excel jusqu'à l'insertion des données dans  ExpoActes, en passant par Nimègue, indispensable intermédiaire.

Ce tutoriel pourra paraître très (trop) détaillé à certains informaticiens chevronnés, mais j'ai pris la décision de le rédiger sous cette forme particulièrement explicite et illustrée, y compris dans les manipulations les plus courantes, car de nombreux amis généalogistes ne sont pas familiarisés avec ce genre d'exercices.

En priorité, cette page s'adresse donc à eux : je les encourage vivement à suivre pas à pas les indications, à ne pas hésiter à me contacter sur la liste en cas de difficulté et je leur assure qu'après quelques tâtonnements bien naturels, tout ceci sera devenu reflexe.

Mais tout travail ne passe-t-il pas le plus souvent par la phase rébarbative de l'apprentissage ? :-)
 


Les outils:

      - Logiciel Nimègue à télécharger ici
      - Votre relevé sur tableur Excel terminé
      - Open Office.org 2 à télécharger ici

Deux options:

      - Vous avez fait la saisie directement dans le logiciel Nimègue,
      - Vous avez fait la saisie sur le tableur Excel formaté pour Nimègue (le plus fréquent sur la liste).

Dans le premier cas, le transfert de fichiers est d'une extrême simplicité, dans le second cas il n'est pas plus compliqué mais demande des manipulations plus nombreuses, donc de l'attention et de la minutie.

Nous allons commencer par le second cas : gardons le plus simple pour la fin :-)

 


 

Vous avez terminé votre relevé sur le tableur Excel et
vous voulez qu'il figure dans la base de données ExpoActes.



Voici les étapes à suivre pour y parvenir :

       Etape I : Préparation du fichier

      Etape II : A partir du fichier unique, faire trois fichiers distincts

      Etape III : Convertir un fichier XLS en CSV

      Etape IV : Importer un fichier CSV dans le logiciel Nimègue

      Etape V : Exporter le fichier de Nimègue dans son pc
    
 (pour ceux qui saisissent directement dans le logiciel Nimègue, sauter les étapes précédentes et
       commencer la procédure ici)


  
    Etape VI : Importer le fichier TXT dans ExpoActes

 

 

 

Etape I : Préparation du fichier

Vous avez vérifié qu'il n'y a pas d'erreur de dans la saisie des dates, tout est parfait !
 

Il vous faut remplir les colonnes A,B,C,D,E,F (seule la première ligne a été saisie).
Bien entendu, je ne parle pas de la première ligne qui est sur le modèle à titre d'exemple : celle-ci a forcément été effacée par vos soins.

 

 

 

 

 

 

 

Positionner le curseur en A2, cliquer, appuyer sur la touche F8 de votre clavier, puis flèche vers la droite jusqu'en  F2 : vous avez sélectionné ce qu'il va falloir recopier jusqu'à la dernière ligne (la sélection apparaît en couleur bleutée) .

Positionner le curseur dans l'angle droit de la cellule F2: une petite croix apparaît, faites un clic gauche sur votre souris et MAINTENIR APPUYE pendant l'opération qui suit : étirer jusqu'en bas de votre saisie (dernière ligne de votre relevé comprise), relâcher la souris ---> un petit menu apparaît sur la droite de la dernière cellule sélectionnée (cf image ci-dessous) sélectionner IMPERATIVEMENT la case "copier les cellules"

 

 

 

 

 

 

 

Faire la même chose pour les colonnes qui ne varient pas : par exemple, la colonne "cote" (en 2i), si le numéro de registre est le même pour tout le relevé. En principe, il ne doit pas y en avoir d'autres : les autres colonnes étant remplies par des données variables.

 

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Etape II : A partir du fichier unique, faire trois fichiers distincts


D'un fichier unique BMS nous allons devoir créer  trois fichiers (éventuellement quatre, s'il y a des données dans la partie "Divers", mais très souvent cette feuille est vide) :
    
     - un fichier pour les Baptêmes (N)
     - un fichier  pour les Mariages (M)
     - un fichier pour les Décès (S).
     - un fichier pour les Divers (D) (si besoin)

[N,M,S,D sont les abréviations données par Nimègue pour Baptême, Mariage, Sépulture, Divers]

1 - Ouvrir votre fichier de relevés (xls).
2 - Pour sélectionner entièrement la feuille des baptêmes :  positionner le curseur dans l'angle supérieur gauche du tableur comme indiqué sur l'image (flèche rouge) et cliquer.


.

La feuille est sélectionnée.

3 - Aller dans "Edition" ---> cliquer sur "Copier"
4- ouvrir un nouveau fichier excel 
5- Aller dans "Edition" ---> "Coller"
6- Enregistrer le nouveau fichier dans un répertoire de votre choix, sous le nom, par exemple de Alba_N, qui sera le fichier des baptêmes relevés à Alba.

Procéder de la même façon pour les feuilles Mariages et Décès et (si besoin est) Divers

Vous avez maintenant trois fichiers que l'on nommera, par exemple :

Alba_N
Alba_M
Alba_S
 

Important : La façon de nommer vos fichiers est très importante. Si vous les nommez, par exemple "BMS.leTeil", celui qui recevra le fichier à insérer dans la base, se retrouvera avec des listes à rallonge de "bms.une date".... ou "BMS.unlieu" sans possibilité de voir du premier coup d'œil de quelle commune il s'agit, ni de quels actes il s'agit et surtout sans aucune possibilité de classement par ordre alphabétique. Il lui faudra donc renommer tous les fichiers ce qui peut être facilement évité si chacun adopte la même méthode de travail.

Donc, il faut inscrire le nom de la commune, un tiret (sous le 8),l'initiale de l'acte (N, M, S ou V pour divers)

Ex : "TEIL_N"

La perfection serait d'indiquer également dans le titre du fichier les dates mini et maxi de la période, ce qui donnerait par exemple "TEIL_B_1690_1715" (sans les guillemets, bien-sûr).
 

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Etape III : Convertir un fichier XLS en CSV

Votre fichier "xls" est prêt.
Il faut maintenant le convertir en fichier "CSV".

1 - Dans le menu "Démarrer" (en bas à gauche de la barre des taches),
          * faire un clic droit avec la souris
          * ---> un menu apparaît
          * ---> cliquer sur "Explorer"
          * aller chercher le fichier concerné dans vos répertoires.

2 - Positionner le curseur sur le fichier, clic droit de la souris et choisir "ouvrir avec" ---> OpenOffice* (cf image ci-dessous).


[*] OpenOffice.org est en téléchargement libre : vous le trouverez facilement sur de nombreux sites.
Vous pouvez par exemple le télécharger en cliquant ici

3 - Positionner le curseur en A1 et cliquer afin de sélectionner la première ligne (cf image)

 

 

 


 


 

 

 

4 - Votre ligne est maintenant sélectionnée, il faut la supprimer (très important : ne pas oublier cette étape !).
---> Edition ---> Supprimer des cellules (voir ci-dessous).

 

 

La première ligne - celle de l'intitulé des colonnes - est désormais supprimée, vous allez pouvoir convertir votre fichier XLS en fichier CSV : voici les étapes à suivre; Il est essentiel de BIEN LES RESPECTER.

5 -Ouvrir le menu Fichier ---> Enregistrer sous


 

6 - Dans la boîte de dialogue, choisir le menu déroulant "type" de fichier ---> "Texte CSV (.csv)" et cliquer (voir ci-dessous).

 

7 - Enregistrer le fichier (ne pas oublier de cocher la case "Extension automatique du nom de fichier" : c'est très pratique)



Un message apparaît ---> cliquer sur "oui".




Voici maintenant les opérations les plus importantes à faire (mais très simples) pour que le fichier puisse être compatible avec le logiciel Nimègue et ensuite avec la base de données ExpoActes

Les trois photos suivantes vous expliquent la marche à suivre :
 

Photo 1 :


Voici la boîte de dialogue telle qu'elle va s'ouvrir.

 

Photo 2 :

Cliquer sur le menu déroulant  "Séparateur de champ" . Choisissez impérativement l'option ";" (point virgule)

 

 

Photo 3 :

Dans le menu déroulant "séparateur de texte" effacez tout signe : il faut que ce champ soit VIDE

 


Votre fichier est désormais un fichier CSV. Sur la photo ci-dessous, vous voyez que le fichier porte maintenant l'extension .csv
 


 

Le tutoriel continue en page suivante


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